Bir işletmenin arşivi, yıllar sonra karşılaşabileceği bir vergi incelemesinde ya da ticari uyuşmazlıkta en güçlü savunmasıdır. Peki defterler, faturalar ve diğer belgeler kaç yıl saklanmalı? Bu sorunun cevabı tek bir kanunda değil; vergi, ticaret ve sosyal güvenlik mevzuatının birlikte okunmasında saklı.
Vergi Usul Kanunu: 5 yıl
Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesine göre defter tutmak zorunda olanlar, tuttukları defterleri ve belgeleri ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süreyle saklamak zorundadır.
Bu süre, vergi alacağının zamanaşımı süresiyle de uyumludur: Vergi alacağının doğduğu takvim yılını takip eden yılın başından başlayarak beş yıl içinde tarh ve tebliğ edilmeyen vergiler zamanaşımına uğrar.
Örnek: 2026 yılına ait bir fatura, vergi mevzuatı açısından 2027'nin başından itibaren 5 yıl, yani 2031 yılının sonuna kadar saklanmalıdır.
Türk Ticaret Kanunu: 10 yıl
Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi ise ticari defterler, envanterler, bilançolar, finansal tablolar, faaliyet raporları, alınan ticari mektuplar, gönderilen ticari mektupların suretleri ve kayıtların dayandığı belgeler için on yıllık saklama süresi öngörür. Bu süre, ilgili kaydın yapıldığı veya belgenin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
Uygulamada hangisi geçerli?
İki kanun aynı anda uygulandığı için daha uzun olan süre esas alınmalıdır. Bu nedenle uygulamada ticari defter ve belgelerin 10 yıl saklanması gerekir.
| Belge türü | Dayanak | Saklama süresi |
|---|---|---|
| Yasal defterler (yevmiye, kebir, envanter) | VUK 253, TTK 82 | 10 yıl |
| Faturalar, e-Fatura, e-Arşiv | VUK 253, TTK 82 | 10 yıl |
| Finansal tablolar ve faaliyet raporları | TTK 82 | 10 yıl |
| Ticari yazışmalar (alınan ve gönderilen) | TTK 82 | 10 yıl |
| SGK ile ilgili işyeri defter ve belgeleri | 5510 sayılı Kanun md. 86 | 10 yıl |
| e-Defter, beratlar ve GİB onaylı beratlar | VUK ve e-Defter mevzuatı | Yasal süre boyunca, ikincil kopyalarıyla |
SGK kayıtları
5510 sayılı Kanun'un 86. maddesine göre işverenler, işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından itibaren on yıl süreyle saklamak ve istendiğinde ibraz etmek zorundadır. Bordrolar, puantaj kayıtları ve sigortalılara ilişkin belgeler bu kapsamdadır.
Elektronik belgeler nasıl saklanır?
e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter gibi elektronik belgeler de aynı saklama sürelerine tabidir; tek fark, saklamanın elektronik ortamda yapılmasıdır. Dikkat edilmesi gerekenler:
- Orijinal format: Belgeler, imzalı XML formatlarıyla birlikte saklanmalıdır. Yalnızca PDF görüntüsü yeterli değildir.
- e-Defter ikincil kopyaları: Elektronik defterlerin ve beratların ikincil kopyalarının saklanması zorunludur.
- Hizmet sağlayıcı değişikliği: Entegratör değiştirdiğinizde geçmiş belgelerinizi eksiksiz dışa aktarın.
- Yedekleme: Tek bir bilgisayarda tutulan arşiv, bir arıza ile kaybolabilir. Düzenli ve farklı ortamda yedek alın.
İbraz edilemeyen belgenin sonuçları
Vergi incelemesinde istenen defter ve belgelerin ibraz edilememesi; re'sen vergi tarhiyatı, indirilen KDV'nin reddi ve ceza gibi ağır sonuçlar doğurabilir. Saklama yükümlülüğü bu yüzden yalnızca bir arşiv meselesi değil, doğrudan mali bir risktir.
Güvenli arşiv için kontrol listesi
- 1Kâğıt belgeleri yıl ve belge türüne göre etiketli klasörlerde saklayın
- 2Elektronik belgeleri hem entegratörde hem kendi yedeğinizde tutun
- 3e-Defter, berat ve GİB onaylı beratları aynı klasör yapısında arşivleyin
- 4Saklama süresi dolan belgeleri imha etmeden önce olası uyuşmazlık ve incelemeleri kontrol edin
- 5Şirket kapanışında da defter ve belgelerin saklanmasını tasfiye sürecinin bir parçası olarak planlayın
Önerilen dijital arşiv yapısı
Belgeleri bulmak, saklamak kadar önemlidir. Bir vergi incelemesinde istenen belgeyi dakikalar içinde sunabilmek için tutarlı bir klasör yapısı kullanın:
| Seviye | Örnek |
|---|---|
| Yıl | 2026 |
| Ay | 2026-03 |
| Belge türü | Satış Faturaları, Alış Faturaları, Banka, Bordro, e-Defter |
| Dosya adı | Belge numarası ve karşı taraf adı |
e-Defter dosyalarını (defterler, beratlar, GİB onaylı beratlar) aylara göre ayrı klasörlerde, GİB'in dosya adlandırmasını bozmadan saklamak, ileride yapılacak kontrolleri kolaylaştırır.
Belge imha etmeden önce
Saklama süresi dolan belgeleri imha etmek mümkündür; ancak bazı durumlarda süre dolsa bile belgeyi saklamak gerekir:
- Devam eden bir vergi incelemesi veya uyuşmazlık varsa
- Belgenin konusu olan bir dava sürüyorsa
- Belge, uzun vadeli bir sözleşmenin veya garantinin dayanağıysa
- Şirket tasfiye sürecindeyse
İmha işlemini de tutanakla yapmak, ileride doğabilecek soruları cevaplamayı kolaylaştırır.
Sık sorulan durumlar
Kâğıt faturaları tarayıp asıllarını atabilir miyim? Taranmış kopya düzenli bir arşiv için faydalıdır; ancak kâğıt olarak düzenlenmiş belgelerin asıllarının saklama yükümlülüğü devam eder.
Bulut depolama yeterli mi? Bulut depolama yedekleme için iyi bir çözümdür. Önemli olan, belgelerin bütünlüğünün korunması, istendiğinde okunabilir şekilde sunulabilmesi ve hizmet sağlayıcı değişse bile verilere erişimin sürmesidir.
Eski entegratördeki belgelerim ne olacak? Entegratör değiştirirken geçmiş dönemlerin e-belgelerini eksiksiz dışa aktarın ve kendi arşivinize alın.
Üstat olarak nasıl yardımcı oluyoruz?
Elektronik belgelerinizin yasal süre boyunca saklanmasını sağlıyor, e-Defter ve GİB onaylı beratlarınızı düzenli bir arşiv yapısında tutuyoruz. Fatura süreleri için 7 gün kuralı yazımıza, e-Defter süreci için e-Defter rehberimize göz atabilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve yayın tarihindeki mevzuata dayanır. Tutar, eşik ve süreler tebliğ ve Cumhurbaşkanı kararlarıyla değişebilir; işletmenize özel durum için uzmanımıza danışın.
