Faturanın ne zaman düzenleneceği, ticari hayatta en sık atlanan ama sonuçları en ağır olan kurallardan biridir. Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesine göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir ve bu süre içinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. Bu yazıda kuralın nasıl uygulandığını, istisnaları ve geç kalmamak için pratik önerileri anlatıyoruz.
Kural kısaca
- Süre, malın teslim edildiği veya hizmetin yapıldığı tarihte başlar.
- Mal sevk irsaliyesiyle gönderildiyse süre sevk tarihinden itibaren işler.
- Süre takvim günüyle hesaplanır; hafta sonu ve tatiller dahildir.
- Kural kâğıt fatura, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura için aynen geçerlidir.
Bilgi: Kanun, Hazine ve Maliye Bakanlığı'na bu süreyi belirli mal, hizmet veya sektörler için kısaltma, hatta faturanın teslim anında düzenlenmesini zorunlu kılma yetkisi de verir. Sektörünüze özel bir düzenleme olup olmadığını kontrol edin.
Örneklerle 7 gün kuralı
| Durum | Süre ne zaman başlar? | Son gün |
|---|---|---|
| Mal 3 Mart'ta teslim edildi | 3 Mart | 10 Mart |
| Mal 3 Mart'ta irsaliyeyle sevk edildi | 3 Mart (sevk tarihi) | 10 Mart |
| Danışmanlık hizmeti 28 Mart'ta tamamlandı | 28 Mart | 4 Nisan |
| Mal parça parça üç ayrı günde teslim edildi | Her teslimatın kendi tarihi | Her teslim için ayrı hesaplanır |
Kısmi teslimatlarda en sık yapılan hata, tüm teslimatlar bitene kadar beklemek ve tek fatura kesmektir. Her teslimat kendi 7 günlük süresini başlatır; teslimatları bir irsaliye düzeniyle takip etmek bu yüzden önemlidir.
Süresinde kesilmeyen faturanın sonuçları
- 1Fatura hiç düzenlenmemiş sayılır: Bu, satış belgesiz yapılmış gibi değerlendirilmesi anlamına gelir.
- 2Özel usulsüzlük cezası: Fatura vermemek ve almamak özel usulsüzlük cezasına tabidir. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranında güncellenir.
- 3Alıcı açısından risk: Alıcı, usulüne uygun olmayan faturadaki KDV'yi indirim konusu yaparken sorun yaşayabilir. Bu da ticari ilişkinizi doğrudan etkiler.
- 4İnceleme riski: Fatura tarihleri ile teslim belgeleri arasındaki tutarsızlıklar, vergi incelemelerinde ilk bakılan konulardandır.
e-Fatura ile süre takibi kolaylaşır mı?
Elektronik faturada fatura tarihi ve düzenleme anı sistemde kayıt altına alınır. Bu nedenle e-Fatura geç kesilen faturayı gizlemez; tam tersine görünür kılar. Ancak doğru kurgulanmış bir ön muhasebe sistemi, süreyi kaçırmamanız için ciddi kolaylık sağlar:
- Teslim edilen ama faturalanmamış irsaliyeleri listeler
- Siparişten otomatik fatura üretir
- Dönem sonunda faturalanmamış hizmetleri hatırlatır
Geç kalmamak için pratik öneriler
- 1Faturayı teslimle birlikte kesin: Mümkünse faturayı malla birlikte gönderin; böylece ayrıca irsaliye düzenlemeniz de gerekmez.
- 2Haftalık kontrol yapın: Her hafta "teslim edildi ama faturalanmadı" listesini gözden geçirin.
- 3Hizmet sözleşmelerinde dönem belirleyin: Sürekli hizmetlerde (danışmanlık, bakım, kiralama) faturalama dönemini sözleşmede net yazın.
- 4Saha ekibini bilgilendirin: Teslimatı yapan ekiplerin teslim belgelerini aynı gün muhasebeye iletmesini sağlayın.
- 5Tatil öncesine dikkat: Bayram ve uzun tatillerden önce teslim edilen mallar için faturayı tatile kalmadan düzenleyin.
Sık sorulan bir durum: Ay sonu toplu fatura
Bazı işletmeler bir ay boyunca yaptıkları teslimatları ay sonunda tek faturada toplamayı tercih eder. Bu uygulama, teslimatların 7 günlük süreyi aşması durumunda kurala aykırı hâle gelir. Toplu faturalama yapıyorsanız teslimatları sevk irsaliyesiyle belgelendirin ve fatura sürelerini her sevk tarihine göre hesaplayın.
Alıcı olarak sizin sorumluluğunuz
7 gün kuralı yalnızca satıcıyı ilgilendirmez. Kanun, faturanın verilmemesi kadar alınmamasını da özel usulsüzlük cezasına bağlar. Yani mal veya hizmet satın alıp faturasını istemeyen alıcı da risk altındadır. Ayrıca süresinde alınmayan faturanın KDV'si, indirim hakkı açısından sorun yaratabilir.
Alıcı tarafında yapılması gerekenler:
- Teslim aldığınız mal ve hizmetlerin faturasını takip edin
- 7 gün içinde gelmeyen faturalar için tedarikçiye hatırlatma yapın
- Teslim tarihi ile fatura tarihi arasındaki farkları dönem sonu kontrolünde gözden geçirin
Düzeltme ve iptal durumları
Fatura süresinde düzenlendi ama içinde hata var: bu durumda ne yapılır? Elektronik faturada yöntem, senaryoya ve faturanın türüne göre değişir:
| Durum | Genel yaklaşım |
|---|---|
| e-Arşiv faturada hata | Fatura iptal edilip doğru bilgilerle yeniden düzenlenir |
| Temel e-Faturada hata | Taraflar arasında iade veya düzeltme belgeleriyle çözülür |
| Ticari e-Faturada hata | Alıcı 8 gün içinde ret yanıtı verir, satıcı yeni fatura düzenler |
| Tutar farkı | Fark faturası veya iade faturası ile düzeltilir |
Yeniden düzenlenen faturanın tarihinin, teslim tarihine göre 7 günlük sürenin dışına çıkmamasına dikkat edin.
Ay sonu kapanış önerisi
Ay sonunda muhasebe kapanışına geçmeden önce kısa bir kontrol, 7 gün kuralına bağlı riskleri büyük ölçüde azaltır:
- 1Ay içinde düzenlenen tüm sevk irsaliyelerini listeleyin
- 2Her irsaliyenin karşılığında faturanın kesildiğini kontrol edin
- 3Tamamlanmış ama faturalanmamış hizmetleri sorumlu birimlerden teyit edin
- 4Gelen faturaları teslim tarihleriyle karşılaştırın
- 5Eksikleri aynı gün tamamlayın
Hatırlatma: Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranında artar. Küçük görünen bir gecikme, belge sayısıyla çarpıldığında yüksek bir maliyete dönüşebilir.
Üstat olarak nasıl yardımcı oluyoruz?
Ön muhasebe ve e-Fatura kurulumunda sipariş, irsaliye ve fatura akışınızı 7 gün kuralına uygun şekilde kurguluyor, faturalanmamış teslimatları gösteren raporlar hazırlıyoruz. Bir ceza veya ihbarname ile karşılaştıysanız vergi ve uyuşmazlık danışmanlığı ekibimiz yanınızda.
Sıkça sorulan sorular
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve yayın tarihindeki mevzuata dayanır. Tutar, eşik ve süreler tebliğ ve Cumhurbaşkanı kararlarıyla değişebilir; işletmenize özel durum için uzmanımıza danışın.
