e-Fatura'ya geçen işletmelerin ilk günlerde en çok sorduğu soru şudur: "Bu müşteriye e-Fatura mı keseceğim, e-Arşiv mi?" Cevap faturanın içeriğine değil, alıcının kim olduğuna bağlıdır. Bu yazıda e-Arşiv Fatura'nın ne olduğunu, kimlerin düzenlemek zorunda olduğunu ve e-Fatura'dan hangi noktalarda ayrıldığını anlatıyoruz.
e-Arşiv Fatura kısaca nedir?
e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kurumlara düzenlenen elektronik faturadır. Nihai tüketiciler (bireyler), e-Fatura mükellefi olmayan şirketler ve şahıs işletmeleri bu gruba girer. Fatura elektronik olarak oluşturulur, saklanır ve GİB'e raporlanır; alıcıya ise e-posta, SMS bağlantısı veya kâğıt çıktı yoluyla ulaştırılır.
Kimler e-Arşiv Fatura düzenlemek zorunda?
- e-Fatura mükellefleri, sistemde kayıtlı olmayan alıcılarına kâğıt fatura yerine e-Arşiv Fatura düzenlemek zorundadır.
- e-Fatura mükellefi olmayanlar da tebliğde belirlenen tutarı aşan faturalarını e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadır.
- İnternet üzerinden satış yapanlar, belirli ciro eşiğini aştığında e-Arşiv uygulamasına da dahil olur.
Yani e-Fatura'ya geçmeyen bir işletme bile belirli tutarın üzerindeki satışlarında e-Arşiv ile karşılaşabilir. Güncel tutarlar tebliğlerle değiştiği için faturalama programınızın bu sınırı otomatik izlemesi en güvenli yoldur.
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki farklar
| Konu | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura sistemine kayıtlı mükellef | Sisteme kayıtlı olmayan kişi ve kurumlar |
| İletim | GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine | E-posta, SMS bağlantısı veya kâğıt çıktı |
| Kâğıt çıktı | Hukuken gerekmez | Alıcı isterse verilebilir |
| Kabul ve ret | Ticari faturada alıcı 8 gün içinde kabul veya ret yanıtı verebilir | Ret mekanizması yoktur; düzeltme satıcı tarafında yapılır |
| GİB'e bildirim | Fatura zaten GİB üzerinden geçer | Düzenlenen faturalar dönemsel olarak raporlanır |
| İnternet satışı | Alıcı mükellefse e-Fatura | Bireysel alıcıya elektronik ortamda iletilir |
1. Alıcıya göre otomatik seçim
Doğru kurgulanmış bir sistemde siz sadece "fatura kes" dersiniz; program alıcının vergi kimlik numarasını GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinde sorgular. Alıcı listedeyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura oluşturur. Elle seçim yapılan sistemlerde en sık hata, kayıtlı bir firmaya e-Arşiv kesilmesidir.
2. Raporlama
e-Fatura zaten GİB altyapısından geçtiği için ayrıca raporlanmaz. e-Arşiv faturalar ise düzenlendikten sonra e-Arşiv raporu ile GİB'e bildirilir. Özel entegratör kullananlarda bu rapor otomatik gönderilir; ancak raporun gerçekten iletildiğini dönemsel olarak kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır.
3. İptal ve düzeltme
e-Fatura'da ticari fatura senaryosunda alıcının ret hakkı vardır. e-Arşiv'de ise alıcının sistem üzerinden ret imkânı yoktur; hatalı fatura satıcı tarafından iptal edilir ya da iade ve düzeltme belgeleriyle düzeltilir. İptal işlemleri de raporlamaya yansır.
Sık yapılan hatalar
- 1Kayıtlı mükellefe e-Arşiv kesmek: Alıcı KDV'sini indiremeyebilir ve fatura yeniden düzenlenmek zorunda kalır.
- 2Bireysel müşteride T.C. kimlik numarasını eksik bırakmak: Fatura bilgileri eksik kalır, sonradan düzeltme gerekir.
- 3E-posta adresini almamak: Fatura alıcıya ulaşmaz; özellikle internet satışlarında bu ciddi bir sorundur.
- 4Raporlamayı kontrol etmemek: Gönderilmeyen raporlar dönem sonunda toplu sorun çıkarır.
e-Arşiv'i kolaylaştıran pratik öneriler
- Müşteri kartlarında vergi numarası, kimlik numarası ve e-posta alanlarını zorunlu yapın
- Satış ekranınızı ön muhasebe programıyla birleştirin; faturayı sipariş anında otomatik oluşturun
- Aylık kapanışta e-Arşiv rapor durumunu ve iptal edilen faturaları gözden geçirin
- Faturaları yasal süre boyunca saklayın; elektronik belgeler de saklama sürelerine tabidir
e-Arşiv faturada bulunması gereken bilgiler
e-Arşiv Fatura da kâğıt faturada aranan bilgileri taşımak zorundadır. Bunlara ek olarak elektronik belgeye özgü bazı alanlar vardır:
- Satıcının ve alıcının unvanı veya adı soyadı, adresi, vergi dairesi ve numarası (bireysel alıcıda T.C. kimlik numarası)
- Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası
- Malın veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı
- KDV oranı ve tutarı
- İnternet satışlarında satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve tarihi ile gönderiyi taşıyan firmanın bilgileri
İnternet üzerinden yapılan satışlarda bu ek bilgilerin eksik olması, faturanın sonradan düzeltilmesini gerektirebilir. Satış altyapınızın bu alanları otomatik doldurduğundan emin olun.
Perakende satış ve e-Arşiv
Mağazadan doğrudan tüketiciye satış yapan işletmelerde ödeme kaydedici cihaz fişi ile fatura arasındaki ayrımı bilmek önemlidir. Belirli tutarın altındaki perakende satışlarda fiş düzenlenebilir; ancak müşteri fatura isterse veya satış tutarı fatura düzenleme sınırını aşıyorsa fatura gerekir. e-Fatura mükellefiyseniz bu fatura e-Arşiv olarak düzenlenir.
Kasada çalışan ekibin, fatura isteyen müşteri için hangi bilgileri alması gerektiğini bilmesi gerekir: kurumsal müşteride unvan ve vergi numarası, bireysel müşteride ad soyad ve gerekiyorsa kimlik numarası, faturanın iletileceği e-posta adresi.
Toplu satışlarda pratik bir yöntem
Gün içinde çok sayıda e-Arşiv fatura düzenleyen işletmeler için üç kural işleri kolaylaştırır:
- 1Müşteri kartlarını standartlaştırın: Aynı müşteri için tekrar tekrar bilgi girmeyin; kart bir kez doğru açılsın.
- 2Gün sonu kontrolü yapın: Kesilen faturaların sayısını satış ekranındaki sipariş sayısıyla karşılaştırın.
- 3İptalleri gerekçelendirin: Her iptal edilen faturanın neden iptal edildiğini kısa bir notla kayıt altına alın; dönem sonu kontrolünde zaman kazandırır.
Bilgi: Alıcının kayıtlı kullanıcı listesinde olup olmadığı zamanla değişebilir. Bugün e-Arşiv kestiğiniz bir firma yarın e-Fatura mükellefi olabilir. Bu yüzden sorgunun her faturada yeniden yapılması gerekir.
Sonuç
e-Arşiv Fatura, e-Fatura'nın "kayıtlı olmayan alıcılar" için tamamlayıcısıdır. İkisini aynı programda, alıcıya göre otomatik seçilecek şekilde kurgulamak hataları büyük ölçüde ortadan kaldırır. e-Fatura zorunluluğu yazımızda geçiş takvimini, e-Arşiv Fatura sayfamızda ise kurulum adımlarını bulabilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve yayın tarihindeki mevzuata dayanır. Tutar, eşik ve süreler tebliğ ve Cumhurbaşkanı kararlarıyla değişebilir; işletmenize özel durum için uzmanımıza danışın.
