Sevk irsaliyesi, malın satıcıdan alıcıya taşındığını gösteren belgedir ve yolda yapılan denetimlerde ilk istenen evraktır. e-İrsaliye, bu belgenin elektronik ortamda düzenlenmesi ve iletilmesidir. Bu yazıda kimlerin geçmek zorunda olduğunu, sevkiyat sürecinin nasıl değiştiğini ve geçişte dikkat edilmesi gereken noktaları anlatıyoruz.
Kimler e-İrsaliye kullanmak zorunda?
- Brüt satış hasılatı 10.000.000 TL ve üzeri olan mükellefler
- Ciroya bakılmaksızın bazı sektörlerde faaliyet gösterenler: ÖTV listelerindeki mallar, şeker, demir-çelik, gübre ve maden gibi alanlarda özel düzenlemeler vardır
Zorunluluğun başlama tarihi ve sektör listeleri tebliğlerle belirlenir. Kapsama girip girmediğinizi ücretsiz analiz ile birkaç adımda görebilirsiniz.
e-İrsaliye ile sevkiyat nasıl işler?
- 1Sevkiyattan önce düzenleme: İrsaliye, mal yola çıkmadan önce düzenlenir. Araç plakası, sürücü bilgileri, sevk tarihi ve teslim adresi irsaliyede yer alır.
- 2Alıcıya iletim: Alıcı da e-İrsaliye sistemine kayıtlıysa irsaliye elektronik ortamda iletilir. Kayıtlı olmayan alıcılara yapılan sevkiyatlarda ise kâğıt sevk irsaliyesi düzenlenmeye devam eder; bu yüzden müşteri listenizin kayıt durumunu bilmeniz önemlidir.
- 3İrsaliye yanıtı: Alıcı malı teslim aldığında, eksik veya fazla gelen kalemleri irsaliye yanıtı ile bildirebilir. Bu sayede teslimat farkları belgeye bağlanır.
- 4Faturaya dönüşüm: Sevk edilen mallar için fatura, sevk tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Doğru kurgulanmış bir programda irsaliyeden faturaya tek tıkla geçilir.
Önemli: Fatura sevkiyattan önce düzenlenip malla birlikte gönderiliyorsa ayrıca irsaliye düzenlenmesine gerek yoktur. Ancak bu durumda faturanın gerçekten malla birlikte gittiğinden emin olun.
Kâğıt irsaliyeye göre farklar
| Konu | Kâğıt irsaliye | e-İrsaliye |
|---|---|---|
| Basım | Matbaa veya bayi | Gerekmez |
| İletim | Malla birlikte, elden | Kayıtlı alıcıya elektronik ortamda |
| Teslimat farkı | Not veya tutanakla | İrsaliye yanıtı ile kayıt altında |
| Faturaya dönüşüm | Elle yeniden giriş | Otomatik eşleştirme |
| Saklama | Fiziksel arşiv | Elektronik arşiv |
Geçişte dikkat edilmesi gerekenler
- Araç ve sürücü bilgileri: Kendi aracınızla mı, nakliye firmasıyla mı taşıyorsunuz? Bu bilgilerin irsaliyede doğru yer alması gerekir.
- Depo ve şube yapısı: Birden fazla depodan sevkiyat yapıyorsanız her depo için adres ve seri ayarlarını önceden yapın.
- Saha ekibi: Sevkiyatı yapan ekiplerin irsaliyeyi mobil cihazdan veya depodaki bilgisayardan düzenleyebilmesi gerekir.
- Müşteri bilgilendirmesi: Büyük müşterilerinize geçiş tarihinizi ve irsaliye yanıtı beklentinizi önceden bildirin.
- e-Fatura ile birlikte planlama: e-İrsaliye ve e-Fatura aynı programda olduğunda eşleştirme hataları ortadan kalkar.
Sık yapılan hatalar
- 1Malın yola çıkmasından sonra irsaliye düzenlemek
- 2Kısmi sevkiyatlarda irsaliye miktarlarını güncellememek
- 3İrsaliye yanıtlarını takip etmeden fatura kesmek
- 4Sevk edilen malın faturasını 7 gün içinde düzenlemeyi unutmak (7 gün kuralı)
Yolda denetim ve irsaliye
Sevk irsaliyesinin en somut işlevi, taşınan malın yolda yapılan denetimlerde belgelendirilmesidir. e-İrsaliye ile sevk edilen malda, irsaliyenin düzenlendiği ve sistemde kayıtlı olduğu gösterilebilmelidir. Bu yüzden sürücünün irsaliye bilgisine erişebilmesi, özellikle şehirlerarası sevkiyatlarda önemlidir.
Denetimde sorun yaşamamak için:
- İrsaliyeyi araç yola çıkmadan önce düzenleyin ve sürücüye iletin
- Plaka ve sürücü bilgilerinin gerçek taşımayla uyumlu olduğundan emin olun
- Aktarmalı sevkiyatlarda araç değişikliğini belgeye yansıtın
Özel sevkiyat türleri
Her sevkiyat bir satış değildir. Aşağıdaki durumlarda da irsaliye düzenlenir ve doğru tür seçimi önemlidir:
| Sevkiyat türü | Örnek | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Satış amaçlı sevk | Müşteriye teslimat | Fatura 7 gün içinde düzenlenir |
| Şubeler arası transfer | Merkez depodan şubeye | Satış değildir, fatura gerekmez |
| Fason üretim | Hammaddenin fasoncuya gönderilmesi | Geri dönüşte de irsaliye düzenlenir |
| Tamir ve bakım | Makinenin servise gönderilmesi | Mülkiyet değişmez |
| İade | Müşteriden geri gelen mal | İade belgelendirmesi ayrıca yapılır |
e-İrsaliye ile stok doğruluğu
e-İrsaliye'nin vergi uyumu dışında görünmeyen bir faydası da stok doğruluğudur. Her sevkiyat elektronik kayıtla depodan çıktığı için:
- Depo stoku ile muhasebe stoku arasındaki farklar azalır
- Faturalanmamış sevkiyatlar otomatik raporlanır
- Teslimat farkları irsaliye yanıtıyla anında görünür hâle gelir
Özellikle yüzlerce kalemle çalışan toptancılar ve üreticiler için bu fayda, zorunluluktan bağımsız olarak e-İrsaliye'yi tercih edilir kılar.
İpucu: e-İrsaliye'ye geçmeden önce stok kartlarınızı temizleyin. Aynı ürünün birden fazla kodla kayıtlı olması, elektronik irsaliyede de tutarsızlıklara yol açar.
Üstat olarak nasıl yardımcı oluyoruz?
e-İrsaliye kurulumunu depo, şube ve araç yapınıza göre planlıyor; e-Fatura ve ön muhasebe ile entegre çalışacak şekilde devreye alıyoruz. Lojistik süreçleriniz için lojistik ve taşımacılık danışmanlığı, kurulum ayrıntıları için e-İrsaliye sayfamız size yol gösterecektir.
Sıkça sorulan sorular
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve yayın tarihindeki mevzuata dayanır. Tutar, eşik ve süreler tebliğ ve Cumhurbaşkanı kararlarıyla değişebilir; işletmenize özel durum için uzmanımıza danışın.
